連載：働きやすい訪問看護ステーションにするための労務管理ABC 連載第3回目では［その1］～［その4］にわたり訪問看護ステーションにおける人材採用と育成について解説していきます。今回のテーマは“採用面接”です。求人広告を出し応募者が集まったら、次に行うのが面接です。今回は採用担当者が押さえておきたい求職者の人物像を見きわめるポイントと面接の場を活用した入職後のミスマッチを防ぐ方法をご紹介します。 ●ここがポイント！・面接は事業所の採用担当者と求職者がともに互いの理解を深め、ミスマッチがないか確認する場である。・面接の短い時間で求職者の能力や特性をすべて見きわめることは難しい。求める人物像をイメージし、そこからチェックする項目を絞り込む方法もある。・事業所について正確な情報提供を行い、求職者自身の考えや期待することとのギャップをできるだけ小さくすることが大切。 面接とは 面接は、求職者の性格や仕事に対する意欲や適性、能力の確認を行うために実施します。また質疑応答や意思確認などをとおして、事業所の採用担当者と求職者がともに互いの理解を深め、ミスマッチがないか確認するための場でもあります。 採用担当者の視点 採用担当者としては、大事な利用者を任せるので、本人と家族が安心できる人物を選びたいと考えるのではないでしょうか。例えば「仕事への情熱やプロ意識がある」、「安全な医療行為に関する知識がある」などは確認したい事項です。また、利用者や家族との間に何かトラブルが生じたときに適切に対応できないと、事業所にとっては顧客を手放すことになりかねません。「利用者の話をしっかりと聴くことができる」、「難しい状況や不測の事態に対処できる能力がある」といったスキルや適性も見きわめたいところです。 面接時のポイント 面接の短い時間で求職者の能力や特性をすべて見きわめることは難しいです。そこで、求める人物像をイメージし、そこからチェックする項目を絞り込むという方法を提案します。ここでは、一例として「利用者やその家族、ほかの職員との信頼関係を築ける人かどうか」という観点でチェックする際のポイントについてご紹介します。 相互理解を深めるコミュニケーション能力があるかどうか 訪問看護ステーションではさまざまな人たちとともに働きます。その中で、ほかの人の意見を聴き、気がついたことがあれば助言をしていくことも大切です。ていねいな言葉づかいや相手の話を聞く態度、自分の意見を話すときは5W1H（When・Where・Who・What・Why・How）を意識して相手に伝わる話し方をしているかなども、面接をとおして見ていきます。 基本的な接遇・マナーを身につけているかどうか 好感のもてる身だしなみや誠実な対応は、ぜひ身につけておいてほしいところです。例えば利用者のお宅に伺う際、明るく元気に挨拶をして、靴を揃えて上がれる人なのかどうかといった点は、面接室への入り方や身だしなみ、表情、声の大きさなどから判断します。 責任感があるかどうか 仕事に対する姿勢として責任感も大切です。例えば、過去の職場での不満や失敗などのエピソードからどのように対応したのかを聞き出して、責任感から行動する人物なのか、自分勝手な行動をする人物なのかがある程度推測できます。 学習意欲があるかどうか 学習意欲の有無も重要です。実務経験や資格などから仕事に対する学習意欲があるかどうかなどを判断します。 笑顔 最後に、面接で特に重視してほしいのが笑顔です。人を元気づけられる笑顔をもっているか、面接時の様子からストレートに評価してみてください。 入職後のミスマッチを防ぐために 面接には、求職者の人物像を見きわめる以外に、とても大切な役割があります。それは事業所について正確な情報提供を行い、入職後のミスマッチを防ぐということです。 面接時の質疑応答をとおして、事業所の理念や組織の雰囲気、採用条件や仕事内容、求めるスキルを求職者に伝えて、求職者自身の考えや期待することとのギャップをできるだけ小さくすることが大切です。ギャップが大きいと職員のモチベーションが低下し、入職後の定着に結びつかず、せっかく入ってくれた人材を逃すことになってしまいます。 事業所側は入職につながるよう、よいところだけをアピールしてしまいがちですが、採用前にネガティブな情報も含めてきちんと伝えられるようにしましょう。求職者がその情報も含めて入職を決められるプロセスを経ることが、その後の早期離職を防ぐ一助になるということを忘れないでください。 ＊＊ 齋藤　暁株式会社ムトウ コンサルティング統括部 部長中小企業診断士・社会保険労務士・医業経営・医療労務コンサルタント 医業経営・医療労務専門コンサルタント。全国の医療機関を対象に、中小企業診断士と社会保険労務士のＷ資格で経営と労務の両面をサポート。 ▼株式会社ムトウ　コンサルティング統括部https://www.wism-mutoh.jp/business/consulting/ 編集協力：株式会社照林社

連載：働きやすい訪問看護ステーションにするための労務管理ABC 連載第3回目では［その1］～［その4］にわたり訪問看護ステーションにおける人材採用と育成について解説していきます。今回のテーマは“求人情報の作成”です。「求人を出したけれど、応募がまったく来ない……」。このような悩みを抱える事業所は多いのではないでしょうか。今回は少しでも多くの応募につながる求人情報作成のポイントを具体的にご紹介します。 ●ここがポイント！・求人情報の作成では、事業所が必要とする人物像を定めて、その人物に事業所の魅力と働くメリットを伝えることが大切。・さらに、求職者が事業所を選ぶ際に重視するポイントを意識し、求職者の視点に立って情報を整理することも重要。・求人情報を作成したら、自分以外の視点で最終チェックする。 訪問看護ステーションの職員確保はまさに“争奪戦”！ 日本看護協会が公表した「2019年度ナースセンター登録データに基づく看護職の求職・求人・就職に関する分析」によると、ナース全体の求人倍率が2.34倍を示すなか、訪問看護ステーションは3.10倍で、施設種類別で最も高い倍率でした（図1）。具体的には求人数15,367人（1事業所あたり4.5人の求人）に対して、訪問看護ステーションを希望する求職者の数は4,962人にとどまっており、需給ギャップの大きさが伺えます。つまり、訪問看護ステーションにとっての採用活動はまさに“人材争奪戦”ともいえる状況なのです。 図1　施設種類別の求人倍率、求人数、求職者数 日本看護協会広報部: ニュースリリース 2019年度「ナースセンター登録データに基づく看護職の求職・求人・就職に関する分析」 結果, p.3. より引用https://www.nurse.or.jp/up_pdf/20210217131441_f.pdf（2021/8/10アクセス） 訪問看護ステーションの求人倍率は、2016年度以降高水準を示しており、2016年度は3.69倍、2017年度は3.78倍、2018年度は2.91倍、2019年度は先述のとおり3.10倍でした（図2）。この数字からも訪問看護ステーションにおける人手不足が大きな課題の1つであることがわかります。 訪問看護ステーションの人材採用を阻む需給ギャップ。これを乗り越えるために、求める人材に興味をもってもらえる求人情報を作成したいところです。 図2　訪問看護ステーションの求人数、求人施設数、求職者数の推移 日本看護協会広報部: ニュースリリース 2019年度「ナースセンター登録データに基づく看護職の求職・求人・就職に関する分析」 結果, p.4. より引用https://www.nurse.or.jp/up_pdf/20210217131441_f.pdf（2021/8/10アクセス） 求人情報の作成には緻密な準備が必要！ 採用活動において求職者を採用するのは意中の人を口説くのと同じです。例えばラブレターであれば、意中の人を決めて、その人に向けて自分のアピールポイントをしっかり伝えますよね。求人情報も事業所が必要とする人物像を定めて、その人物に事業所の魅力と働くメリットを伝えることがとても大切なのです。 応募が期待できるよい求人情報を作成するために、以下の内容を整理しておきましょう。 求める人物像を設定する どんな人と一緒に働きたいのか、まずは採用側の「求める人物像」を設定します。どんな仕事をしてほしいのか、その仕事をするうえで必要となるスキル・資格・経験、適性のある性格・特性を決めていきます。 自分たちのアピールポイント（魅力）を整理する 求人情報では、労働条件や待遇、仕事内容などを整理し、求職者が実際の働き方をイメージしやすいように具体的かつ詳細に示します。また、職場の理念や雰囲気など、自分たちがアピールできるポイントも整理します。求職者に「一緒に働きたい！」と思わせる、魅力的に感じる内容をリストアップしていきます。 求職者の視点に立って情報を整理する 求人情報を作成するうえで注意したい点についてもご紹介します。 以下の項目は、求職者が事業所を選ぶ際に重視するポイントです。書き方によっては、応募を避ける要因になってしまうこともあるので注意しましょう。①現在の利用者人数と看護師の人数②1日および月あたりの平均的な残業時間③オンコール体制④利用者の傾向（多い疾患、年齢層など）⑤教育・研修制度 残業の少なさや休暇の確実な取得、ワークライフバランスなどを重視する求職者であれば、①や②は特に気をつけたいと思う項目です。訪問看護師の人数と比べて利用者が多すぎると、残業や休日出勤などをしている可能性が非常に高いと判断されます。そのため、職員2人1組で利用者を受け持つペアリング体制方式を取り入れているなど、訪問看護の安全性・効率性・機能性を高める体制づくりを整理しておきます。 ③のオンコール体制は、求職者が事業所を選ぶときに必ず確認しておきたいポイントではないでしょうか。“あり”の場合は、月にどのくらいオンコールを担当するのか、希望の日にちのみ担当するという働き方が可能か、手当てはあるのか、オンコール対応で出勤した場合の労働時間の考え方などを整理しておきます。 利用者の病態ごとに提供する看護ケアは異なります。そのため、自分の経験を活かせるように、④の利用者の傾向を知りたいと考える求職者もいます。終末期ケアに特化している、医療ケア児が多いなど、自分の事業所の特色をふまえて整理します。 ⑤は、特に訪問看護未経験のナースにとっては重要なポイントです。事業所で実施しているプログラムがある場合は、積極的にアピールしてください。 最後に、自分以外の視点でチェック！ 求人情報を書き終えたら、以下の3点を見直し、内容の正確性と信頼性、アピール度を高めます。・誤字・脱字がなく、文書のつながりに違和感がない・コンパクトにまとまり、誰が読んでも内容が理解できる・信頼できる事業所であるというイメージ、親しみやすさを伝えられているこれらが確認できたら、最後にもう一度、自分以外の人にチェックしてもらいます。誤りがないことはもちろんですが、客観的な視点で魅力が十分にアピールされているか確かめてから求人広告を出しましょう。 ＊＊ 齋藤　暁株式会社ムトウ コンサルティング統括部 部長中小企業診断士・社会保険労務士・医業経営・医療労務コンサルタント 医業経営・医療労務専門コンサルタント。全国の医療機関を対象に、中小企業診断士と社会保険労務士のＷ資格で経営と労務の両面をサポート。 ▼株式会社ムトウ　コンサルティング統括部https://www.wism-mutoh.jp/business/consulting/ 編集協力：株式会社照林社    

連載：働きやすい訪問看護ステーションにするための労務管理ABC 連載第2回目では［その1～4］にわたり訪問看護ステーションの運営に必要な理念と事業計画について解説していきます。［その4］のテーマは“進捗管理”です。事業運営をしっかりバックアップするしくみが進捗管理です。ここでは進捗管理の重要性と効果的な進め方、具体的な進捗管理方法についてご紹介します。 ●ここがポイント！・進捗管理とは事業の進み具合を把握し、計画とのズレを修正することである。・事業所として成功するためには、効果的な「進捗管理」を行うしくみをもつべきである。・事業計画で設定した目標を細分化し、小目標をタスク化して進捗管理することが大切である。 進捗管理とは 「進捗管理」とは事業計画という目標設定に対し、どのくらい事業が進んでいるのかを把握し、計画とのズレを修正することです。 せっかくすばらしい事業計画を立てても、進捗管理を行わなければ、目標に対する達成率や計画の進み具合が不透明になってしまいます。また、進捗管理を行うしくみがなければ、事業所の生産性が大きく下がってしまいます。 さらに個々の職員にも深刻な影響があります。職員の目標をめざす意識が低くなるため、目標達成に必要となる現状分析、問題や課題の発見、解決能力といったスキルの向上が期待できなくなります。職員のレベルアップや事業所として成功するためには、効果的な「進捗管理」を行うしくみをつくることが不可欠です。 進捗管理を効果的に進めるポイント 進捗管理を効果的に進めるポイントは4つあります。順に説明していきます。 ①目標の細分化 進捗管理を効果的に進めるには、事業計画の工程を細分化し、最終的に達成する大きな目標（大目標）に向けて、小目標を設定することが大切です。大目標達成に必要なルートを作成し、中間地点にいくつかの小目標を立てるイメージです。 ②タスクの管理 目標を細分化し小目標を立てたら、次に小目標の達成に向けた行動目標と作業をひとまとめ、つまりタスク化して管理します。そして、タスクが完了したら、小目標が達成されたかを検証します（図1）。 検証の結果、小目標が達成されていれば次の小目標の達成に向けて進めていきます。未達成であればタスクを見直し、新たな行動目標と作業を設定し行動します。なお、タスクの変更は、担当者が勝手に変更するのではなく、職場内で協議をしたうえで変更するといったルールを設ける必要があります。 図1　タスクの管理方法 ③担当者の設定 ときにタスクの担当者が曖昧になることがあります。当然のことですが、担当者が不在では、タスクは完了しません。タスクごとに担当者を設定し、責任の所在を明確にすれば、進捗管理も容易になるでしょう。 ④タスクやスケジュールの共有 タスクやスケジュールの進捗状況を“見える化”し、職員全員で共有することも必要です。1つのタスクの遅れが後に続く小目標に影響することがわかれば、安易にスケジュールを遅らせることもなくなり、計画どおりに進む可能性が高まるでしょう。 1日15分！　進捗管理の手法 進捗管理にはいくつかの手法があります。ここでは付箋を活用する方法をご紹介します。この方法は、次の3つのステップに沿って1週間サイクルで行います。 Step1　週はじめに週次計画を“見える化”する 週はじめに各職員のタスクに対する1週間の週次計画を貼りだします。タスクは半日から2時間程度に分解して計画し、付箋に書き出し、タスクボードに貼り付けます（図2）。 週次計画のタスクを明確にする目的は次の2つです。　・各自の作業の細分化　・負荷を考慮した担当・段取りの検討 図2　タスクボードの例 タスクボードには、その週の予定タスクを貼る「To-Do」欄、本日実施するタスクを貼る「Doing」欄、完了したタスクを貼る「Done」欄を設定する。タスクボードの目的は、メンバーの状況を開示すること、そしてタスク進捗の共有を超えた“見える化”である。 Step2　タスクボードをもとに短時間ミーティングを行う 次にタスクボードをもとに作業タスクの確認・共有をするために、毎朝15分程度の短い時間でミーティングを行います（図3）。 短時間ミーティングの目的は以下の2つです。　・前日のタスクの進捗報告　・当日のタスクの実施宣言 各職員のタスクを毎日のミーティングで共有することで、マルチタスクも含め、職場内のタスクの状況を把握し、必要なサポートを適切なタイミングで提供できるようになります。 図3　短時間ミーティングで効率よく進捗管理を行う Step3　週末に振り返る 週末にタスクの状況や問題点・課題を職場内で共有します。振り返りの目的は、メンバーの知恵を借りて以下を行うことにあります。　・問題、課題の発見　・タイムリーな対策案の検討 付箋を活用した進捗管理では、タスクごとの進行具合が一目で確認することができ、タスクの割り振りや不必要なタスクの削除といった、計画の調整が可能です。この方法によって「職場内でのタスクの見える化と共有の習慣化」が得られます。ぜひ実践してみてください。 ＊＊ 齋藤　暁株式会社ムトウ コンサルティング統括部 部長中小企業診断士・社会保険労務士・医業経営・医療労務コンサルタント 医業経営・医療労務専門コンサルタント。全国の医療機関を対象に、中小企業診断士と社会保険労務士のＷ資格で経営と労務の両面をサポート。 ▼株式会社ムトウ　コンサルティング統括部https://www.wism-mutoh.jp/business/consulting/ 編集協力：株式会社照林社